Comment gérer ses frais en portage salarial ?

Contrairement au salariat classique ou au régime de la micro-entreprise, le portage salarial vous offre la possibilité de prendre en charge, sur votre compte d’activité, certaines dépenses liées à votre activité professionnelle.

Le portage salarial vous permet ainsi de sécuriser la gestion de vos frais professionnels. Les règles comptables et fiscales associées à la gestion de ces frais peuvent en effet être particulièrement difficiles à appréhender pour un indépendant qui lance son activité.

On distingue deux types de frais :

• Les frais refacturés à l’entreprise cliente qui sont liés directement à la mission ;
• Les frais non refacturés à l’entreprise cliente de type frais de fonctionnement.

Quelles dépenses peuvent être prises en charge au titre des frais professionnels ? Quel avantage cela peut avoir pour vous ? Le guide du portage vous explique tout.

Les frais refacturés ou frais de mission

Il s’agit des frais directement liés au déroulement de votre mission. Ils peuvent comprendre :

• Les frais de déplacements ;
• Les frais d’hébergement ;
• Les frais de repas ;
• L’achat de matériel indispensable à la bonne réalisation de la mission ;
• La documentation laissée au client ;
• …

Pour que ces frais soient effectivement pris en charge par le client, il est indispensable que vous abordiez cette question avant le début de votre mission.

Si elle apparaît distinctement lors de la facturation, la prise en charge de vos frais de mission ne constitue pas un élément de rémunération. Elle n’est donc pas soumise à cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu.

Ces frais sont parfois exclus de l'assiette de calcul des frais de gestion, ce qui renforce encore l’intérêt d’une prise en charge séparée.

Le conseil du guide :
Pensez à en faire un point de discussion lors de votre négociation commerciale. Lorsque c’est possible, n’incluez pas ces frais dans votre prix global, privilégiez une prise en charge séparée.

Les frais non refacturés ou frais de fonctionnement

Il s’agit des frais liés au fonctionnement de votre activité de salarié porté. Ils ne sont pas inhérents à votre mission et ne sont donc pas pris en charge par votre client. Ils peuvent comprendre :

• Les frais de prospection commerciale (déplacement pour aller rencontrer un prospect) ;
• L’abonnement internet ;
• L’abonnement à un espace de coworking ;
• L’abonnement téléphonique ;
• L’achat de fournitures ;
• Les dépenses pour accroître la visibilité de votre activité : hébergement web, nom de domaine, compte premium Linkedin… ;
• Les dépenses d’impression et d’affranchissement ;
• L’achat de petit matériel (inférieur à 500 euros).
• …

L’achat de matériel d’un coût supérieur à 500 euros (achat d’un téléphone, d’un ordinateur portable) réservé à un usage professionnel n’est pas comptabilisé en tant que frais professionnel. Certaines entreprises de portage salarial proposent toutefois d’inscrire en immobilisation ce type de matériel pour la durée de son utilisation (3 ans pour un ordinateur portable par exemple).  Cette pratique vous permet donc également une prise en charge de ces dépenses sur votre compte consultant.

Sous réserve de présenter les justificatifs associés, vous avez la possibilité de demander à votre entreprise de portage, une prise en charge de ces frais sur votre compte consultant.

Cette prise en charge vous permet d'éviter de payer les cotisations sociales (les frais ne constituant pas du salaire, ils ne sont pas soumis aux cotisations sociales) sur ces sommes et donc d’optimiser votre revenu.

La politique de prise en charge des frais de fonctionnement varie d’une entreprise de portage à l’autre. Elle est toutefois plafonnée par l’URSSAF à 30 % de la rémunération brute versée.

Le conseil du guide :
Optimisez votre revenu en prenant en compte l’ensemble de vos frais de fonctionnement et surtout, conservez l’ensemble de vos justificatifs précieusement !

Récupérer la TVA en portage salarial, c’est possible ?

Certaines entreprises proposent de reverser à leurs salariés portés la TVA collectée sur leurs frais professionnels ou leur matériel immobilisé.

Concrètement, lorsque vous passez en frais professionnels ou en immobilisation certaines dépenses soumises à la TVA, votre entreprise, qui est assujettie à cette taxe, a la possibilité de vous reverser la TVA collectée (ou une partie de celle-ci) sur ces dépenses. Le versement s’effectue généralement directement sur votre compte d’activité.

Le conseil du guide :
Avant de choisir votre entreprise de portage, n’hésitez pas à l’interroger sur sa politique de gestion des frais de fonctionnement et notamment sur ses pratiques en matière de récupération de la TVA.