08/06/2023
Si le travail en
freelance évoque la liberté et la flexibilité, la réalité est bien
différente : emploi du temps surchargé, difficulté à gérer les priorités
et épuisement professionnel sont le lot de nombreux travailleurs indépendants.
Le Guide du Portage Salarial partage aujourd’hui 5 conseils pratiques pour bien
s’organiser en freelance et développer sereinement son activité.
En tant que travailleur indépendant, vous incarnez votre entreprise. Naturellement, votre santé physique et mentale se répercute sur le bon développement de votre activité. Une bonne hygiène de vie est donc indispensable avant de mettre en place un plan d'action pour bien s'organiser en freelance.
Dormir suffisamment, manger équilibré et bouger régulièrement
sont des conseils évidents, mais trop souvent ignorés (ou remis à plus tard).
C'est alors le début du cercle vicieux. Vous buvez beaucoup de café, vous vous
couchez tard, mangez rapidement et renoncez à prendre l’air parce que vous avez
beaucoup de travail… Vous vous épuisez chaque jour un peu plus, êtes de moins
en moins productif, prenez de plus en plus de retard… Prenez votre courage à deux
mains et brisez ce cercle d'épuisement une bonne fois pour toutes ! Vous
constaterez vite à quel point votre efficacité au travail augmente avec une
bonne hygiène de vie.
Selon le docteur Michael Breus, il existe
quatre chronotypes (ours, lion, loup, dauphin), liés au rythme circadien de
chaque personne. En résumé, notre chronotype définit si nous sommes plutôt du
matin ou du soir. Ce docteur a mis au point un test pour vous aider à connaître
votre chronotype :
https://www.sensetsante.fr/test-quel-animal-etes-vous/. Connaître votre chronotype
vous aidera à adapter vos horaires de travail à votre horloge biologique pour
bien vous organiser en freelance.
La plupart des personnes ont un
chronotype ours, mais ne vous efforcez pas de suivre le planning idéal de ces
personnes si ce n’est pas votre cas ! Par exemple, si vous êtes loup,
prévoyez d’accomplir les tâches demandant le plus de concentration pendant
l’après-midi, et commencez votre journée avec les plus simples.
Même en tant que travailleur indépendant, vous avez de nombreuses contraintes à prendre en compte dans votre planning. Ne baissez pas les bras si vous ne pouvez pas adapter à 100 % votre mode de vie à votre chronotype : chaque petite amélioration aura de grandes répercussions sur votre forme et votre productivité.
La vie de freelance est synonyme de plus de liberté, mais aussi de plus de responsabilités. Jongler entre différents projets et clients tout en continuant à se former et en gérant la communication comme l’administration de son entreprise est parfois compliqué. Voici quelques conseils pour vous aider à rester aux commandes de votre emploi du temps.
●
Utilisez Google Calendar pour planifier vos journées,
semaines, mois et périodes de vacances.
●
Planifiez des pauses (quelques minutes chaque jour, une
journée de temps en temps, plusieurs semaines de vacances à intervalles
réguliers.).
●
Privilégiez les missions régulières, pour mieux organiser
vos journées et vous assurer des revenus réguliers.
●
Évitez la procrastination à tout prix ! La
procrastination est la tendance à remettre au lendemain les choses désagréables
et les tâches compliquées.
●
La routine permet de laisser place à la productivité et à
la créativité. Cette structure aide à se concentrer. Alors, mettez en place des
routines pour toutes vos tâches récurrentes !
●
Tenez à jour un planning (par exemple, avec l’application Google Agenda) avec tous les RDV et
rendus importants. Cela vous permettra de gérer vos priorités sans rien
oublier. Vous pouvez planifier vos journées efficacement avec un agenda papier
ou électronique.
●
Commencez par les tâches les plus urgentes et importantes
pour gagner en flexibilité. Évitez de focaliser votre attention sur les tâches
les moins urgentes.
●
Utilisez Trello
pour organiser vos to-do list efficacement et simplement. Cet outil est idéal
pour gérer plusieurs projets en même temps, seul ou à plusieurs.
●
Chaque matin, commencez par prendre quelques minutes pour
planifier votre journée en détail.
●
Efforcez-vous de toujours prendre vos notes au même
endroit pour éviter de vous éparpiller et d’oublier des informations
importantes. Par exemple, vous pouvez prendre des notes sur votre application Notes lorsque vous échangez avec vos
clients, puis les classer en fin de semaine sur Notion.
●
Choisissez un logiciel de prédilection pour chaque tâche.
Par exemple, vous pouvez utiliser Google Meet pour vos réunions et Google Drive pour partager vos documents.
●
Chronométrerez-vous avec Toggl pour mieux estimer votre
temps de travail sur chaque projet et votre rentabilité.
Si vous travaillez régulièrement avec les mêmes clients, vous savez à quelle période ils sont susceptibles de vous solliciter plus ou moins que d'habitude (vacances, salons, lancements, etc.). Anticipez ces périodes pour éviter de vous laisser surprendre.
Un espace de travail minimaliste et calme vous aidera à limiter les distractions pour gagner en concentration. Voici quelques conseils pour vous plonger dans une bonne ambiance de travail.
●
Aménagez-vous un espace de travail dédié. Cela permet
notamment de dresser des frontières entre vie personnelle et vie
professionnelle.
●
Privilégiez un espace ordonné pour éviter les distractions
et avoir les idées claires.
●
Aménagez un espace décoré selon vos goûts pour vous sentir
bien.
●
Pour gagner en confort, ne négligez pas la qualité de
votre matériel de travail (notamment un siège confortable et un écran de taille
raisonnable).
●
Adaptez votre environnement sonore selon vos préférences
(calme absolu, bruit blanc, bruit d’ambiance ou musique) et les tâches que vous
devez accomplir.
●
Coupez les notifications pendant vos sessions de travail,
en autorisant les numéros importants.
Évitez de rester en pyjama ou en jogging avec les cheveux en bataille. Vous préparer en revêtant une tenue soignée et en passant par la salle de bain vous permet de vous mettre dans de bonnes conditions pour travailler.
Utiliser un même carnet pour divers aspects de votre activité professionnelle simplifiera les choses et vous aidera à adopter l’habitude du journaling durablement. Vous pouvez par exemple noter la date, puis vos idées et pensées du jour, et enfin vos accomplissements de la journée. Cela vous aidera à améliorer votre organisation de freelance.
Posez vos idées sur le papier ou sur le
clavier pour décharger votre esprit et ne pas risquer de les oublier !
Le journaling
vous permettra de prendre du recul après votre journée de travail, et de faire
le point sur vos accomplissements à court, moyen et long terme. Cela vous
aidera à rester motivé·e !
Le multitasking est une fausse bonne
idée. Pour être efficace et bien vous organiser en freelance, concentrez-vous
sur une tâche à la fois, et limitez les interruptions au maximum : téléphone en
mode silencieux, bouteille d’eau ou tasse de thé à proximité, etc.
Le batch-working permet de gagner en efficacité en réunissant vos tâches par types. Par exemple, prévoyez un créneau pour réaliser toutes vos publications mensuelles pour les réseaux sociaux à la suite.
Gérer la relation client implique de trouver l’équilibre entre efficacité des échanges, bonne réalisation des missions, fidélisation des clients et prospection. Une fois encore, une bonne organisation vous permettra de gagner un temps précieux.
●
Planifiez vos rendez-vous avec les clients réguliers.
N’hésitez pas à bloquer les créneaux pendant lesquels votre concentration est
optimale.
●
Planifiez vos sessions de prospection, et adoptez la philosophie
du “moins, mais mieux”. La prospection personnalisée prend plus de temps, mais
apporte de bien meilleurs résultats, et une meilleure image de votre
entreprise, même en cas de refus.
Limitez les aller-retour en utilisant des
outils collaboratifs efficaces et faciles à prendre en main. Assurez-vous que
vos clients soient habitués aux outils que vous leur proposez, et inversement.
Si besoin, prévoyez un partage d’écran pour les découvrir ensemble. Cela
permettra à tout le monde de gagner en temps, en efficacité et en satisfaction.
●
Hors week-end et jours fériés, essayez de répondre aux
mails dans un délai de 24 à 48 h.
●
Il est inutile de rafraîchir votre boîte mail
compulsivement. La consulter deux à trois fois par jour à des horaires
prédéterminés est amplement suffisant.
Lorsqu’on travaille en freelance, on se retrouve rapidement limité par le manque de temps. Vous ne pouvez pas allonger vos journées indéfiniment, mais vous pouvez déléguer certaines tâches pour gagner un temps précieux.
Commencez par déléguer à d’autres
freelances ce qui ne relève pas de vos compétences : création d’un site
web, d’illustrations ou de publications pour les réseaux sociaux, par exemple.
Ainsi, vous profiterez de leur expertise pour obtenir de meilleurs résultats.
Vous aimeriez profiter des avantages d’une carrière en freelance en
simplifiant la gestion administrative de votre entreprise ? Le portage
salarial vous permet de concilier votre liberté d’entrepreneur avec tous les
avantages du salariat : contrat de travail, couverture sociale complète
(assurance, chômage, mutuelle, retraite), facilité d’emprunt pour acheter votre
logement, etc. L’accompagnement comptable et juridique vous permet également de
gagner un temps précieux.
Pour en savoir plus sur les avantages du portage salarial, consultez notre rubrique dédiée. Prêt(e) à vous laisser porter ?
Articles connexessur votre activité professionnelle avec le portage salarial
À lire aussi